四川财经职业学院基建档案管理办法

第一章  总  则

第一条　为加强学院基建档案工作，提高基建档案的形成质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1998〕4号）等法律、法规，结合我院具体情况，制定本办法。

第二条　基建档案是在基本建设管理和基本建设工程项目（包括新建、改建、扩建及维修与装饰等）活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。基建档案是基本建设工作的原始记录，必须实行集中统一管理，确保基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条  基建档案要纳入基本建设工作计划、管理制度和相关人员的职责范围中，实现基建档案建档工作与基本建设项目建设同步管理。

第二章  基建档案归档范围

第四条  凡是学院的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程，在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的，对学院和社会有参考价值和凭证作用的文件材料，均属归档范围。

第五条  基建档案归档的主要内容：综合管理文件、可行性研究文件、设计基础文件、设计文件、招标文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、检测文件、竣工文件等。

第三章　基建档案归档要求

第六条  学院在与有关单位签订基建工程勘察、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时，应设立专门条款，明确其提交相应文件材料归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件材料者，必须在合同中约定予以追究。

第七条  归档的基建文件材料,必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。

第八条  凡需归档的基建文件材料格式应统一，纸质优良，字迹工整，耐久保存，图像清晰。

第九条  归档的竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时，竣工图的电子版也应一并归档。

第十条  文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十一条  归档文件一般应为原件，特殊情况复印件也可归档（特殊情况归复印件时，需由责任部门说明情况，并加盖印章）。

第十二条  基建项目审计中形成的文件材料由基建处负责收集、整理，并向档案馆移交。

第十三条  为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单或重新出图（竣工图的各方经办人须在竣工章的相应栏目签字认可）。

第四章　基建档案形成和归档

第十四条　基建档案建档工作要与基建项目建设进程同步。基建项目在立项的同时就要落实有关人员，参照归档范围，及时进行对归档文件材料的积累和审查。

第十五条  基建档案归档工作实行分工负责制。基建办负责新建项目文件材料的收集积累，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调，工程项目交付使用后，将全部文件材料按规范整理归档。

对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料，由承担改建、扩建及维修的责任者收集整理归档。凡需归档的基建文件材料，必须按时移交本部门档案工作人员统一归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。

第十六条  基建档案应当按时归档。基建档案应当在工程项目竣工验收三个月内，由部门档案工作人员按项目集中向档案馆移交归档。归档时，双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。并填写归档移交清单，一式二份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。

第十七条　档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的，原则不得进行或者通过基建项目竣工验收。

第五章　基建档案管理与利用

第十八条　档案馆应指导相关部门规范整理基建档案，对接收进馆的档案进行编目上柜，妥善保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。

第十九条　档案馆要增强服务意识，积极使用计算机网络技术，开展基建档案数字化处理，逐步实现基建档案管理信息化、网络化，为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

第二十条　查阅基建档案需按规定办理借阅手续。基建档案主要提供本院人员利用，若院外人员需查阅基建档案，需经基建处或分管院领导审批。

第二十一条  基建档案原件只有一套，原则一般不外借。如需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，将追究当事人责任。

第二十二条  对建筑物已不存在的基建档案，应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的档案文件材料，经相关业务部门审查，报主管院领导批准，登记造册后方可销毁。保密的档案文件材料应按学院保密规定进行管理。

第六章　附  则

第二十三条　本办法适用于四川财经职业学院各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目（含修缮和改造工程）的档案管理。

第二十四条  本管理办法自2017年6月30日起施行，由学院档案馆负责解释。